今回は服務のお話その2です。

出退勤

従業員が守るべき出退勤のルールを規定します。

始業時刻には業務を開始できるように出勤すること、特別な事情がない限り終業時刻には退社すること、退社する際には整理整頓をすること、タイムカードやICカードでの打刻を自ら行うことなどを規定します。

どれも当たり前のことですが大切なことです。

入場禁止及び対象

事業場内への入場を禁止する場合や退場を命ずる場合があることを規定します。

例えば、会社内の秩序を乱す恐れがある場合、危険物を携帯する場合、酒気を帯びている場合などです。
これも当たり前のことではありますが、しっかり明記しておきましょう

所持品検査

必要に応じて所持品検査をすることがあると言うこと、また従業員はこれに応じなければならないと言うことを規定しておきます。

ただし、判例により以下の留意点があります。

1. 所持品検査を必要とする合理的理由に基づくこと
2. 一般的に妥当な方法と程度で行われること
3. 制度として職場従業員に対して画一的に実施されるものであること
4. 就業規則その他明示の根拠に基づき行われること

また、「金品の不正隠匿の摘発・防止」を目的とした場合に限られます。
規定したからと言って何でも検査できるわけではありません。

電子メール検査

必要に応じて電子メールの内容や送信先を検査を行うことがあること、また従業員はこれに応じなければならないとを規定します。

これに関しても、留意点があります。

1. モニタリングの目的をあらかじめ特定し、社内規程に定めるとともに、従業員に明示すること。
2. 実施する責任者とその権限を定めること。
3. 実施する場合には、あらかじめ社内規程案を策定するものとし、事前に社内に徹底すること。
4. 実施状況については、適正に行われているか監査又は確認を行うこと

遅刻、早退、欠勤等

遅刻、早退、欠勤等をする場合は、事前に申し出て許可を得なければならないこと、また、やむを得ず事前に申し出ることが出来ない場合は事後に速やか届け出ることを明記します。

安易な遅刻、早退、欠勤を防止するためには必要です。

また、傷病により欠勤する場合は、医師の証明書や診断書を求めることがある旨を明記します。
よく「○日以上」と日数を明記している規定がありますが、あまりおすすめしません。

さらに、傷病による欠勤を事後に年次有給休暇に振り替えることが出来るかどうかも規定しておくといいでしょう。

面会

勤務時間中に私用により外来者と面会してはならないことを明記します。

例えば、従業員が勤務時間中に私的な保険の商談を行ったり、知人と会ったりすることを禁止します。

もちろん、一律に禁止せずに、やむを得ない場合は許可を受けた場合に限り、面会可能としておく方がいいです。

無断欠勤

欠勤の扱いとして、無断欠勤と無届欠勤を明確に区分しておきましょう。

• 無断欠勤…届け出もせず、かつ、正当な理由もない欠勤
• 無届欠勤…届け出を怠った欠勤

ここでは無断欠勤とはどういうものかを説明し、その場合の扱いを明記します。
たとえば、年次有給休暇への振替は出来ないなどが考えられます。